Online afspraken maken evolueert tegenwoordig in rap tempo naar digitalisering. Om met de tijd mee te gaan, zetten veel bedrijven dus ook een stap in deze richting. Degenen die besluiten dat ze hun boekingsprocessen willen digitaliseren, integreren vaak tools voor boekingsbeheer in een bestaand mobiel- of web platform. Wil jij ook graag een website maken met online afspraken of er gewoon meer over wilt weten? Dan heet ik je van harte welkom!
Online boekings opties kunnen meer klanten opleveren. Tijdens een enquête zei 70% van de respondenten dat ze een online boekingsoptie zouden verkiezen boven het maken van een afspraak op de gebruikelijke manier. Bovendien helpt het je om de concurrentie een stapje voor te blijven, aangezien 31% van de klanten zou kiezen voor een moderne dienstverlener die het maken van online afspraken aanbiedt.
Wanneer is het handig om een agenda/kalender op jouw website te maken?
Een online boekingsoptie kan bedrijven helpen hun workflow op vele manieren te verbeteren. Ten eerste automatiseert het routine processen die anders veel tijd en moeite vergen. Maar laten we eens een kijkje nemen naar andere voordelen die verschillende bedrijven kunnen benutten door het integreren van online afspraken website.
1. Kappers
Bespaar tijd met een online boekingsoptie voor je salon: Tijdens behandelingen zul je minder vaak gestoord worden door telefoontjes. Dat is het eerste voordeel van online afspraken systeem. Bovendien zul je minder voicemails krijgen met het verzoek om teruggebeld te worden. Je kunt klanten gewoon direct doorverwijzen naar het online maken van afspraken op je website.
Maak een goede eerste indruk: Heb je weleens een website weg geklikt omdat die verwarrend of onduidelijk was? Stel je dan eens voor hoe het zou zijn om een afspraak te maken via een contactformulier. Het maken van een afspraak is het eerste contact dat een klant met je salon heeft, dus wil je een positieve eerste indruk achterlaten. Wanneer klanten online je beschikbaarheid kunnen zien, kunnen ze meteen de afspraak inplannen en ontvangen ze direct een bevestiging per e-mail. Ze zullen dit zeker als een pluspunt ervaren.
2. Restaurants
Verminder het risico op fouten tijdens reserveringen: Als het personeel druk bezig is met de aanwezige klanten, is het begrijpelijk dat ze soms vergeten alle details te noteren van een telefonische reservering die ze net hebben doorgekregen of dat ze die in het verkeerde boek of op de verkeerde dag noteren. Met online reserveringen behoren dergelijke fouten voorgoed tot het verleden. De boekingen van klanten worden immers rechtstreeks en in real time geüpload naar het reserveringssysteem van het restaurant. Het management team kan zelfs op de hoogte worden gebracht als er zich tijdens een reservering vragen voordoen in het systeem en deze kunnen onmiddellijk worden afgehandeld om problemen te voorkomen.
Niet alleen kan een online tafel reserveringssysteem dergelijke fouten helpen voorkomen, het kan er ook voor zorgen dat het personeel de beste service levert. Het stelt hen in staat zich uitsluitend op de gasten te concentreren en zich geen zorgen te hoeven maken over afgeleid raken door rinkelende telefoons. Ook is het erg handig om een formulier aan jouw website toe te voegen voor het geval potentiële klanten vragen hebben.
3. Sportscholen
Een van de grootste uitdagingen bij het beheren van groepsfitnesslessen in een sportschool is de manier waarop leden de les binnenkomen. Veel sportscholen gebruiken het “wie het eerst komt, het eerst maalt” systeem, wat kan leiden tot overbevolking en ontevredenheid van leden die geen plekje kunnen vinden in hun favoriete lessen. Veel sportscholen maken inmiddels gebruik van een telefonisch reserveringssysteem aan de balie. Dit kan de activiteit van de medewerkers belemmeren en zorgt ervoor dat men alleen tijdens werkuren kan reserveren.
De oplossing voor al deze uitdagingen is een online boekingssysteem dat volledig geautomatiseerd is, en het team aan de balie hoeft niets te doen omdat het vanzelf werkt. Leden kunnen hun favoriete lessen boeken met een simpele muisklik, en ze ontvangen direct de boekingsbevestiging. Het hele proces is geautomatiseerd, alle acties worden automatisch opgeslagen en de boekingsoptie is 24 uur per dag beschikbaar voor leden.
Wat is het verschil tussen een afspraakplanner en agenda?
We weten allemaal wel hoe belangrijk een agenda is wanneer je structuur in je dagelijkse of wekelijkse schema wil aanbrengen. Ons korte termijn geheugen is nu eenmaal niet perfect en daarom fungeert een agenda als een persoonlijke assistent die je herinnert aan afspraken en andere dingen die een hoge prioriteit hebben op de kalender. Een afspraakplanner is een online reserveringssysteem dat afspraken in jouw agenda plaatst indien de gekozen datum en tijd als beschikbaar aangemerkt kunnen worden.
Wat is het voordeel van het gebruik van een agenda op jouw website?
Je kunt ervoor zorgen dat bezoekers de meest actuele en nauwkeurige informatie van een evenement of het reserveringssysteem te zien krijgen door gebruik te maken van een agenda op de website. Het is de gemakkelijke, snelle en betaalbare manier om deze informatie te delen.
Als er bijvoorbeeld een evenement is afgelast wil je uiteraard niet dat mensen naar de andere kant van de stad rijden om vervolgens een lege parkeerplaats of een gesloten gebouw aan te treffen. Als er plekken zijn vrijgekomen kun je de agenda gebruiken deze te promoten en zo meer deelname en betrokkenheid te krijgen. Je kunt bezoekers in de gelegenheid stellen om zich in kennis te laten stellen van wijzigingen, de agenda te e-mailen naar anderen, of het te delen op sociale media.
Gebruik één toepassing om alles te doen. Je kunt bijvoorbeeld de agenda bijwerken en meteen per e-mail aankondigingen en herinneringen verzenden. Gebruik de agenda ook voor privé weergaven voor interne planningen en privé notities voor speciale details. Je hoeft hiervoor dus geen .PDF, spreadsheet, e-mails en webpagina’s te bewerken.
Online afspraken toevoegen op jouw website?
In principe stelt een online reserveringssysteem een potentiële klant dus in staat een dienst rechtstreeks via een website te boeken en soms zelfs ervoor te betalen. Dat betekent dat als een klant besluit je dienst te reserveren (of het nu een interne les of een online afspraak is) het kiezen van een datum en tijdstip, het betalen voor de reservering, het beheer van het lidmaatschap, allemaal online wordt afgehandeld. Dit vermindert de werkdruk op je personeel aanzienlijk en voorkomt dubbele boekingen. Je kunt op verschillende manieren een kalender op een website zetten:
1. WordPress plugin agenda: Easy Appointments
Easy Appointments is een flexibele en gratis WordPress agenda plugin. Het stelt je in staat om eenvoudig meerdere locaties, diensten en werknemers toe te voegen. Daarna kun je flexibele verbindingen maken voor het controleren van de agenda. Het is ook mogelijk om het boekingsformulier aan te passen door het toevoegen van op maat gemaakte formuliervelden.
Je kunt met Easy Appointments op eenvoudige wijze een reserveringsformulier toevoegen aan een pagina of post met behulp van de shortcode. Deze plugin verstuurt na het ontvangen van een reservering in de agenda tevens een notificatie e-mail naar de klant, werknemers en websitebeheerder.
2. WordPress plugin agenda: Booked
Booked voegt een mooi en doeltreffend reserveringssysteem aan jouw website toe, die gemakkelijk te installeren en gebruiken is. Booked is verkrijgbaar voor $49 en is voorzien van 3 handige aanvullingen nl:
- het accepteren van betalingen via Woocommerce: Gebruik Booked in combinatie met WooCommerce om je bezoekers in staat te stellen een betaling voor hun afspraak af te rekenen met WooCommerce betaalmethoden.
- Front-End Agents: Boekingsagenten krijgen een nieuw profielscherm op de front-end waarmee ze hun afspraken kunnen beheren.
- Kalender Feeds: Toon je afspraken op Apple Calendar, Outlook, enz. met een iCal feed rechtstreeks vanaf je site.
3. Google agenda op website
Google Calendar is een gratis browsergebaseerde kalender waarmee je evenementen kunt organiseren en delen op je website. Google Calendar werkt vooral goed voor bedrijven die de beschikbaarheid van hun diensten willen weergeven en beheren via hun website. Zo kun je bijvoorbeeld beschikbare kamers tonen als je een website hebt voor je hostel, of beschikbare afspraken als je een website hebt voor je kapsalon.
Wil je een agenda in website bouwen met Google Calender? Volg dan deze stappen:
- Open Google Agenda en selecteer het driehoekje naast een agenda. Kies Agenda-instellingen. Ga naar het gedeelte ‘Deze kalender insluiten’.
- Kopieer de code voor de standaard kalenderinstellingen of verander de instellingen eerst door het aanpassen van de kleur, grootte en andere opties te selecteren.
- Kopieer de HTML in de rechterbovenhoek. Plaats de code in de HTML voor je webpagina.
Is het toevoegen van een agenda aan jouw website gratis?
Naast bovengenoemde plugins zijn er nog vele andere, gratis en betaald, die bij een website maken met online afspraken van pas kunnen komen. Als je besluit te kiezen voor gratis plugins, houd er dan wel rekening mee dat dit een bepaalde mate van expertise vereist als je ervoor wil zorgen dat ze na installatie in al je wensen en behoeften voorzien. Ook is het belangrijk om bij gratis plugins na te gaan hoe je de kwaliteit van deze plugins kunt beoordelen om te zorgen dat ze de veiligheid van je site niet schaden.
Conclusie: Hoe kun jij nu het beste verder?
Nu we inmiddels zijn aangekomen aan het einde van deze blog is het tijd voor een conclusie, want hoe kun jij nu het beste een website maken met online afspraken?
Hoe gemakkelijk deze plugins en methoden te implementeren zijn, is sterk afhankelijk van welk platform je gebruikt en je deskundigheid op het gebied van webdesign of het coderen van webpaginas. Dit laatste is namelijk heel belangrijk als je wil dat de vormgeving ervan naadloos aansluit op jouw huisstijl en de layout van je website. Wil je een website maken met online afspraken, die volledig op maat gemaakt is voor jouw dienst of bedrijf?
Laat het dan liever aan een expert over. Neem vandaag nog contact op voor een offerte en je hoeft je binnenkort geen zorgen meer te maken over verkeerde of dubbele boekingen.
Tim Gerrits
Mijn naam is Tim Gerrits en ik heb een passie voor het bouwen van websites en webshops. Via deze blog help ik jou met het bouwen van jouw eigen website, webshop of online cursus. Daarnaast review ik ook WordPress thema’s, page builders en hostingpartijen zodat jij direct met de juiste tools van start kunt gaan!
